Spracovanie osobných údajov

Informácie o spracovaní osobných údajov spoločnosťou EMPORO

Cieľom tohto dokumentu je poskytnúť informácie o spracovaní osobných údajov pre zákazníkov a iné osoby prichádzajúce do kontaktu so spoločnosťou EMPORO s.r.o., IČO 44562195, so sídlom Lazaretská 8, 811 08 Bratislava (ďalej len "EMPORO"). Spoločnosť EMPORO, ako správca osobných údajov, spracováva informácie o fyzických osobách okrem iného:

1.       pri návštevách internetových stránok prevádzkovaných EMPORO,

2.       pri kontaktoch so zákazníkmi a dodávateľmi (či už potenciálnymi alebo existujúcimi)

Cieľom tohto dokumentu je informovať osoby, ktorých osobné údaje sú spracovávané o tom, na aké účely a ako dlho spoločnosť EMPORO tieto osobné údaje v súlade s platnými právnymi predpismi spracováva a aké práva fyzickým osobám v súvislosti so spracovaním ich osobných údajov im patria.

Tieto informácie sa týkajú spracovania osobných údajov

1.       návštevníkov internetových stránok prevádzkovaných spoločnosťou EMPORO,

2.       súčasných i potenciálnych zákazníkov a dodávateľov EMPORO a primerane aj ich zástupcov a kontaktných osôb,

a to vždy v rozsahu osobných údajov zodpovedajúcich ich postaveniu voči spoločnosti EMPORO.

Tento dokument je účinný od 25. 5. 2018 a je vydaný v súlade s nariadením (EÚ) 2016/679, o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov ("nariadenie" alebo "GDPR") na účely zabezpečenia informačnej povinnosti EMPORO ako správca podľa čl. 13 GDPR.

 

Spoločnosť EMPORO je možné konktaktovať nasledujúcimi spôsobmi:
- poštou: na adresu Lazaretská 8, 811 08  Bratislava,
- emailom: emporo@emporo.sk,
- telefonicky: +421-2-202 75 500.

 

I. Základné pojmy a informácie

Osobný údaj
Osobným údajom je každá informácia o identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osobe (subjekt údajov). Identifikovateľnou fyzickou osobou je fyzická osoba, ktorú možno priamo alebo nepriamo identifikovať, najmä odkazom na určitý identifikátor (meno, priezvisko, číslo, sieťový identifikátor) alebo na jeden či viacero špecifických prvkov fyzickej, fyziologickej, genetickej, mentálnej, ekonomickej, kultúrnej alebo spoločenskej identity tejto fyzickej osoby.

Osobitné kategórie osobných údajov
Ide o tzv. citlivý osobný údaj, teda údaj, ktorý môže subjekt údajov poškodiť v spoločnosti, v zamestnaní, v škole či môže zapríčiniť diskrimináciu. Takýto osobný údaj vypovedá zvyčajne o rasovom alebo etnickom pôvode, politických názoroch, náboženstve alebo filozofickom presvedčení, členstve v odboroch, prípadne dochádza k spracovaniu genetických údajov alebo biometrických údajov s cieľom jedinečnej identifikácie fyzickej osoby a údajov o zdravotnom stave či o sexuálnom živote alebo sexuálnej orientácii fyzickej osoby.

Subjekt údajov
Subjektom údajov je fyzická osoba, ktorej sa osobné údaje týkajú, a ktorú je možné priamo alebo nepriamo identifikovať.

Správca osobných údajov
Správcom je fyzická alebo právnická osoba, ktorá určuje účely a prostriedky spracovania osobných údajov a za spracovanie zodpovedá. Ak nie je v týchto zásadách alebo podmienkach konkrétnej služby uvedené inak, platí, že správcom osobných údajov je spoločnosť EMPORO.

Spracovateľ osobných údajov
Spracovateľom je fyzická alebo právnická osoba, ktorá na základe písomnej zmluvy a pokynov správcu spracováva pre správcu osobné údaje.

Spracovanie osobných údajov
Spracovanie je akákoľvek operácia alebo súbor operácií, ktorá je vykonávaná s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov pomocou či už automatizovaných postupov ako je zhromaždenie, zaznamenanie, usporiadanie, štruktúrovanie, uloženie, prispôsobenie alebo pozmenenie, vyhľadanie, nahliadnutie, používanie, sprístupnenie prenosom, šírenie alebo sprístupňovanie iným spôsobom, zoradenie či skombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo ich zničenie.

 

II. Kategórie a účely spracovania osobných údajov

V súvislosti s návštevou internetových stránok EMPORO, vrátane nákupu v e-shope, za účelom kontaktu so súčasnými i potenciálnymi zákazníkmi a dodávateľmi EMPORO a ich zástupcami či kontaktnými osobami v súvislosti s prijímaním zamestnancov prostredníctvom internetových stránok môže zo strany spoločnosti EMPORO dôjsť ku spracovaniu nasledujúcich kategórií osobných údajov.

1.       Spracovávanie osobných údajov v súvislosti s realizovaným či zamýšľaným nákupom tovaru v e-shope EMPORO a v súvislosti s uzavretím iných zmlúv so zákazníkmi a dodávateľmi

V prípade zakúpenia tovaru od spoločnosti EMPORO je spoločnosť EMPORO oprávnená spracovať

(a)    základné osobné, identifikačné a kontaktné údaje zákazníka (tie, ktoré zákazník pri kúpe uvedie),

(b)   údaje o uzatvorenej zmluve,

(c)    údaje o tovare,

(d)   údaje z komunikácie medzi zákazníkom a spoločnosťou EMPORO,

a to po dobu trvania záručnej doby na zakúpený tovar a následne 5 rokov odo dňa uplynutia tejto doby.

Účelom spracovania je

(a)    plnenie povinností spoločnosti EMPORO, ktoré jej plynú zo zmluvy so zákazníkom,

(b)   oprávnený záujem spoločnosti EMPORO na určenie, výkon alebo obhajobu svojich práv a právnych nárokov a

(c)    oprávnený záujem spoločnosti EMPORO informovať svojich existujúcich zákazníkov o ponukách súvisiacich s tovarom, ktoré si títo zákazníci od spoločnosti EMPORO už zakúpili.

 

Spoločnosť EMPORO je oprávnená spracovávať v prípade odberu tovaru od svojich dodávateľov

(a)    základné osobné, identifikačné a kontaktné údaje dodávateľa,

(b)   údaje o uzatvorenej zmluve,

(c)    údaje o tovare,

(d)   údaje z komunikácie medzi dodávateľom a spoločnosťou EMPORO,

a to po dobu trvania záručnej doby na zakúpený tovar a následne 5 rokov odo dňa uplynutia tejto doby.

Účelom spracovania je

(a)    plnenie povinností spoločnosti EMPORO, ktoré jej plynú zo zmluvy s dodávateľom a

(b)   oprávnený záujem spoločnosti EMPORO na určenie, výkon alebo obhajobu svojich práv a právnych nárokov.

Faktúry vystavené spoločnosťou EMPORO sú v súlade s § 76 zákona 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty archivované po dobu 10 rokov od ich vystavenia. Z dôvodu nutnosti doložiť právny dôvod pre vystavenie faktúr sú po dobu 10 rokov odo dňa ukončenia zmluvy archivované aj súvisiace zmluvy.

2.       Údaje získané z cookies a z iných činností, ktoré uchádzač na internetových stránkach EMPORO vykoná

Spracovanie týchto údajov umožní spoločnosti EMPORO zlepšovať služby, zamerať sa na to, čo návštevníkov stránok, vrátane osôb nakupujúcich v e-shope EMPORO a uchádzačov o zamestnávaní v EMPORO, naozaj zaujíma, a prípadne ich informovať o ponukách, ktoré sú pre nich vhodné. Ide najmä o:

(a)    Informácie o zariadení užívateľa získané z cookies v prípade povolenia cookies vo webovom prehliadači, ktoré sú spracované pre zaistenie funkčnosti a vylepšenie prevádzky webových stránok - tieto údaje sú spracované na základe oprávneného záujmu EMPORO na zabezpečenie funkčnosti a vylepšenia prevádzky svojich webových stránok.

(b)   V prípade rokovania medzi spoločnosťou EMPORO a potenciálnym zákazníkom o uzavretí zmluvy, ktoré nebolo zavŕšené uzavretím zmluvy, spoločnosť EMPORO spracováva poskytnuté osobné údaje po dobu 10 rokov od príslušného rokovania na základe oprávneného záujmu spoločnosti EMPORO na umožnenie ľahkého návratu zákazníka k jeho zamýšľanému nákupu, a to na základe zberu cookies alebo informácií z vyplnených kontaktných formulárov zákazníkom.

(c)    Záznamy o správaní na internetových stránkach spravovaných spoločnosťou EMPORO, vrátane prostredia e-shopu, získané z cookies v prípade povolenia cookies vo webovom prehliadači, ktoré sú spracované pre účely analýzy návštevnosti - tieto údaje sú spracované na základe oprávneného záujmu EMPORO na sledovanie návštevnosti svojich webových stránok.

(d)   Záznamy o zariadení užívateľa získané z cookies v prípade povolenia cookies vo webovom prehliadači, ktoré sú spracované pre tzv. remarketing (alebo tiež retargeting), tj. zacielenie reklamy na užívateľov, ktorí už v minulosti navštívili web EMPORO.

 

3.       Údaje spracované na obchodné účely

 

So súhlasom subjektu údajov spracovávame osobné údaje na obchodné účely. Jedná sa predovšetkým o nasledujúce údaje fyzických osôb:
- meno, priezvisko
- služobné telefónne číslo a mail
- u zamestnancov obchodných korporácii a organizácií: funkcie v organizácii
- u fyzických osôb podnikateľov: IČO a adresa prevádzky

So súhlasom na obchodné účely bude spoločnosť EMPORO spracovávať osobné údaje zákazníka pre vytvorenie vhodnej ponuky produktov spoločnosti EMPORO a v súvislosti s oslovením zákazníka, a to telefonicky, písomne, prostredníctvom internetovej reklamy a formou elektronickej komunikácie prostredníctvom kontaktných údajov. Na obchodné účely môžu byť na základe súhlasu spracované základné osobné, identifikačné a kontaktné údaje a údaje o uzatvorenej zmluve, informácie o tovare a údaje z komunikácie medzi zákazníkom a spoločnosťou EMPORO.

Poskytnutie súhlasu na komerčné účely je dobrovoľné a zákazník ho môže kedykoľvek odvolať. Pokiaľ zákazník svoj súhlas odvolá, nie je tým dotknuté spracovanie jeho osobných údajov zo strany EMPORO na iné účely a na základe iných právnych titulov v súlade s touto informáciou o spracovaní osobných údajov.

Spoločnosť EMPORO zasiela svojim zákazníkom komerčné oznámenia "newsletter", zo kterých je zrejmé, že uvedené oznámenie je obchodným oznámením v zmysle platných právnych predpisov. Z obchodných oznámení zaslaných spoločnosťou EMPORO je vždy zrejmé, že spoločnosť EMPORO je ich odosielateľom. Obchodné oznámenia môžeme posielať buď na kontakty našich zákazníkov na základe oprávneného záujmu spoločnosti EMPORO, a to len do doby než vyslovíte nesúhlas, alebo na základe výslovného súhlasu so spracovaním osobných údajov na marketingové a obchodné účely. V zaslanej komerčnej komunikácii je tiež kontakt pre odmietnutie zasielania takýchto oznámení.

 

III. Doby spracovania osobných údajov

Osobné údaje pre tieto činnosti sú spracované v rozsahu potrebnom pre naplnenie týchto činností a po dobu potrebnú na ich dosiahnutie alebo po dobu priamo stanovenú právnymi predpismi. Potom sú osobné údaje vymazané alebo anonymizované. Konkrétne lehoty uchovávania osobných údajov pre niektoré účely sú zakotvené priamo pri týchto účeloch uchovania.

 

IV. Spôsob spracovania osobných údajov

Spoločnosť EMPORO spracováva osobné údaje ručne i automatizovane. Spoločnosť EMPORO vedie evidenciu všetkých činností, a to ako ručných tak automatizovaných, pri ktorých dochádza k spracovaniu osobných údajov.

 

V. Kategórie príjemcov osobných údajov

Spoločnosť EMPORO pri plnení svojich záväzkov a povinností zo zmlúv využíva odborné a špecializované služby iných subjektov. Ak títo dodávatelia spracovávajú osobné údaje odovzdané od spoločnosti EMPORO, majú postavenie spracovateľov osobných údajov, spracovávajú osobné údaje len v rámci pokynov od spoločnosti EMPORO a nesmú ich využiť inak. Ide najmä o vymáhanie dlžných pohľadávok, činnosť znalcov, advokátov, auditorov a účtarní, správu IT systémov, internetovú reklamu. Každý takýto subjekt starostlivo vyberáme a s každým uzatvárame zmluvu o spracovaní osobných údajov, v ktorej má spracovateľ stanovené prísne povinnosti na ochranu a zabezpečenie osobných údajov.

Spracovateľmi sú spoločnosti so sídlom ako na území Slovenskej republiky, tak so sídlom v členskom štáte Európskej únie alebo tzv. štátoch bezpečných. K odovzdaniu a spracovaniu osobných údajov v krajinách mimo územia Európskej únie dochádza vždy v súlade s platnou legislatívou.

Spoločnosť EMPORO v rámci plnenia svojich zákonných povinností prenáša osobné údaje správnym orgánom a úradom určeným platnou legislatívou.

 

 VI. Informácie o právach subjektu údajov  v súvislosti so spracovaním osobných údajov

Podľa nariadenia má subjekt údajov v prípade, že bude pre EMPORO identifikovateľnou fyzickou osobou a preukáže EMPORO svoju totožnosť, nasledujúce práva.

1. Právo na prístup k osobným údajom

Subjekt údajov má právo na prístup k osobným údajom, ktoré zahŕňa jednak právo získať od spoločnosti EMPORO:

(a)    potvrdenie, či spracováva osobné údaje,

(b)   informácie o účeloch spracovania, kategóriách dotknutých osobných údajov, príjemcoch, ktorým osobné údaje boli alebo budú sprístupnené, plánovanej dobe spracovania, o existencii práva požadovať od správcu opravu alebo vymazanie osobných údajov týkajúcich sa subjektu údajov alebo obmedzenie ich spracovania alebo podať námietku proti tomuto spracovaniu, právo podať sťažnosť u dozorného úradu, o všetkých dostupných informáciách o zdroji osobných údajov, pokiaľ nie sú získané od subjektu údajov,

(c)    informáciu o skutočnosti, že dochádza k automatizovanému rozhodovaniu, vrátane profilovania,

(d)   informáciu o vhodných zárukách pri poskytnutí údajov mimo EÚ, v prípade, že nebudú nepriaznivo dotknuté práva a slobody iných osôb,

(e)   kópiu osobných údajov.

 V prípade opakovanej žiadosti bude spoločnosť EMPORO oprávnená za kópiu osobných údajov účtovať primeraný poplatok.

Právo na potvrdenie o spracovaní osobných údajov a na informácie je možné uplatniť písomne ​​na adrese sídla spoločnosti EMPORO.

Právo na kópiu osobných údajov je možné uplatniť v sídle EMPORO za podmienky doloženia totožnosti žiadateľa.

2. Právo na opravu nepresných údajov

Subjekt údajov má právo na opravu nepresných osobných údajov, ktoré o ňom bude spoločnosť EMPORO spracovávať. Zákazník spoločnosti EMPORO má tiež povinnosť oznamovať zmeny svojich osobných údajov a doložiť, že k takejto zmene došlo.

Zároveň je povinný spoločnosti EMPORO poskytnúť súčinnosť, ak bude zistené, že osobné údaje, ktoré o ňom spracovávame, nie sú presné. Opravu vykonáme bez zbytočného odkladu, vždy však s ohľadom na dané technické možnosti. Žiadosť o opravu osobných údajov je možné uplatniť v sídle EMPORO, za podmienky doloženia totožnosti žiadateľa.

3. Právo na výmaz

Subjekt údajov má právo na vymazanie osobných údajov, ktoré sa ho týkajú, ak spoločnosť EMPORO nepreukáže oprávnené dôvody pre spracovanie týchto osobných údajov. Spoločnosť EMPORO má nastavené mechanizmy na zabezpečenie automatickej anonymizácie alebo výmaz osobných údajov v prípade, že už nie sú potrebné na účel, na ktorý boli spracovávané. Ak sa subjekt údajov domnieva, že nedošlo k vymazaniu jeho osobných údajov, môže sa na nás obrátiť písomne ​​na adresu sídla spoločnosti EMPORO.

4. Právo na obmedzenie spracovania

Subjekt údajov má do doby vyriešenia podnetu právo, aby správca obmedzil spracovanie, ak bude subjekt údajov popierať presnosť osobných údajov, dôvody ich spracovania alebo ak podá námietku proti ich spracovaniu, a to písomne ​​na adresu sídla spoločnosti EMPORO.

5. Právo na oznámenie opravy, vymazania alebo obmedzenie spracovania

Subjekt údajov má právo, aby mu spoločnosť EMPORO oznámila, že vykoná či vykonala opravu, vymazanie alebo obmedzenie spracovania osobných údajov. Ak dôjde k oprave alebo vymazaniu osobných údajov, budeme informovať jednotlivých príjemcov, s výnimkou prípadov, keď sa to ukáže ako nemožné alebo to vyžaduje neprimerané úsilie. Na základe žiadosti subjektu údajov môžeme poskytnúť informáciu o týchto príjemcoch.

6. Právo na prenosnosť osobných údajov

Subjekt údajov má právo na prenosnosť údajov, ktoré sa ho týkajú a ktoré poskytol správcovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, a právo požiadať spoločnosť EMPORO o poskytnutie týchto údajov inému správcovi.

Ak spoločnosti EMPORO v rámci zmluvy o poskytovaní služieb alebo na základe súhlasu poskytne subjekt údajov osobné údaje a ich spracovanie sa vykonáva automatizovane, má právo získať takéto údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Ak je to technicky možné, možno údaje odovzdať aj vami určenému správcovi, ak bude riadne určená osoba konajúca za príslušného správcu a bude možné ju autorizovať.

V prípade, že by výkonom tohto práva mohlo dôjsť k nepriaznivému dotknutiu práv a slobôd tretích osôb, nemožno vašej žiadosti vyhovieť. Žiadosť je možné uplatniť na adrese sídla spoločnosti EMPORO po doručení odôvodnenej žiadosti.

7. Právo podať námietku proti spracovaniu osobných údajov

Subjekt údajov má právo namietať proti spracovaniu jeho osobných údajov z dôvodu oprávneného záujmu spoločnosti EMPORO.

V prípade, že spoločnosť EMPORO nepreukáže, že existuje závažný oprávnený dôvod pre spracovanie, ktorý prevažuje nad záujmami alebo právami a slobodami subjektu údajov, spoločnosť EMPORO spracovanie na základe námietky ukončí bez zbytočného odkladu.

Námietku je možné poslať písomne ​​na adresu sídla spoločnosti EMPORO.

8. Právo na odvolanie súhlasu so spracovaním osobných údajov

Súhlas so spracovaním osobných údajov pre obchodné účely je možné kedykoľvek odvolať. Odvolanie je potrebné urobiť výslovným, zrozumiteľným a určitým prejavom vôle, a to buď telefonicky, e-mailom, alebo na adrese sídla EMPORO.

Súhlas s marketingovým oslovením udelený ku konkrétnemu elektronickému kontaktu je možné kedykoľvek odvolať telefonicky, e-mailom alebo na adrese sídla EMPORO.

Spracovanie údajov z cookies je možné zamedziť nastavením webového prehliadača.

9. Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania

Subjekt údajov má právo nebyť predmetom žiadneho rozhodnutia založeného výhradne na automatizovanom spracovaní, vrátane profilovania, ktoré by pre neho malo právne účinky alebo sa ho obdobným spôsobom významne dotklo. Spoločnosť EMPORO uvádza, že nevykonáva automatizované rozhodovanie bez vplyvu ľudského posúdenia s právnymi účinkami pre subjekty údajov.

10. Právo obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov

Subjekt údajov má právo obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (https://dataprotection.gov.sk/uoou/).